Je me considère comme un gros utilisateur de Google Docs. Je l’utilise pour rédiger des articles techniques, de la documentation, des CV, des livres.
Et de temps en temps, il m’arrive d’ouvrir un document et de découvrir quelque chose de nouveau. C’est ce qui s’est passé au début du mois. Google a introduit les onglets de document. Ma première pensée a été : « Oh, mince, c’est reparti. Google change les choses pour le plaisir de changer ».
Puis j’ai réalisé que cette nouvelle fonctionnalité pouvait réellement aider les utilisateurs à naviguer dans leurs documents, en particulier dans les documents longs et complexes.
Qu’est-ce que la nouvelle fonctionnalité d’onglets de document ?
Avez-vous déjà créé une table des matières ? Il s’agit de la partie d’un document qui répartit le contenu par rubrique, de manière à ce que vous puissiez voir la disposition de ce que vous avez écrit.
La nouvelle fonctionnalité d’onglets de document ressemble fort à une table des matières. Et ce à la différence que Google Documents la crée pour vous et qu’elle ne fait pas partie du document.
Grâce aux onglets, vous pouvez cliquer sur un titre dans la barre latérale gauche et accéder automatiquement à la section correspondante du document.
Vraiment intéressant pour les documents longs
La fonction d’onglet de document apparaît par défaut dans votre document. Mais vous pouvez la désactiver en cliquant sur la flèche pointant vers la gauche en haut à gauche du volet des onglets de document.
Pour les documents courts, vous souhaiterez probablement désactiver les onglets de documents. Pour les documents plus longs, vous souhaiterez probablement les laisser ouverts afin de voir comment le document se présente (et de les utiliser comme méthode de navigation plus facile).
À l’heure actuelle, tous les utilisateurs de Google Documents devraient disposer de cette nouvelle fonctionnalité. Pour la voir, il vous suffit de vous connecter à votre compte Google, de créer un nouveau document et de l’afficher dans la barre latérale gauche.
Comment utiliser la nouvelle fonctionnalité d’onglets de document
L’avantage de la fonctionnalité des onglets de documents est que vous n’avez rien à faire pour qu’elle fonctionne. Cependant, les onglets de documents comportent quelques fonctions pratiques qui pourraient vous convaincre de les utiliser.
Tout d’abord, lorsque vous créez un nouveau document, celui-ci comporte automatiquement un onglet, qui porte le même nom que le titre du document. Cet onglet principal contient tous les sous-onglets qui sont créés au fur et à mesure que vous rédigez votre document. Voici comment fonctionne la disposition de l’onglet des documents.
- Utilisez le format Titre 1 : Ce format crée un onglet parent pour votre document.
- Utiliser le format Titre 2 : Ce format crée un enfant de l’onglet parent.
- Utiliser le format Titre 3 : Ce format crée un sous-onglet de l’onglet parent.
Et c’est là que ça devient vraiment cool.
Vous pouvez créer autant d’onglets que vous le souhaitez
Supposons que vous ayez créé un document, qui aura automatiquement un onglet principal. Si vous cliquez sur + à droite de « Onglets du document » dans la barre latérale, un nouvel onglet est créé et vous voyez un document vierge, dans lequel vous pouvez commencer à écrire à partir d’une feuille blanche. Vous pouvez y conserver vos notes pour le document principal, une bibliographie, des bribes de texte ou tout autre élément lié à votre travail.
Si vous cliquez sur l’onglet original, vous serez ramené au document principal.
Vous pouvez créer autant d’onglets que vous le souhaitez. Vous pouvez également les renommer, les dupliquer, ajouter des émojis, copier le lien de l’onglet, afficher le contour, descendre ou entrer dans le document. Pour effectuer l’une de ces actions, cliquez sur le bouton de menu à trois points associé à l’onglet en question, puis sélectionnez l’action souhaitée.
Une fois que vous avez pris connaissance de la mise en page, vous pouvez commencer à utiliser le menu d’action pour mieux la gérer. Capture d’écran par Jack Wallen/ZDNET
L’action « Déplacer dans » est probablement celle que vous utiliserez le plus. Cette action permet de déplacer un onglet autonome dans la structure d’onglets du document principal, tout en conservant le contenu de l’onglet séparément du document principal.
Pour déplacer un onglet, cliquez sur le bouton de menu, puis sur « Déplacer dans » > NOM DE L’ONGLET (où NOM DE L’ONGLET est le nom de l’onglet de destination).
Cette nouvelle fonctionnalité vous convient-elle ?
L’utilisation ou non de la fonction d’onglet de documents dépend de la complexité de vos documents. Si vous utilisez Google Documents pour rédiger une lettre, un CV ou prendre des notes, cette fonctionnalité ne vous sera d’aucune utilité.
En revanche, si vous rédigez des documents plus complexes, tels que des livres, des documents de recherche, des livres blancs et des propositions, la fonctionnalité d’onglets de documents sera indispensable pour faciliter considérablement la navigation et la gestion de vos documents.
Lorsque j’ai découvert cette nouvelle fonctionnalité, je l’ai ignorée. Mais plus j’utilise les onglets de documents, plus ils prennent tout leur sens.
Essayez le nouvel outil de Google et voyez s’il ne facilite pas considérablement la gestion de vos documents les plus complexes. N’oubliez pas que la fonction d’onglets de documents n’est pas disponible pour la version mobile de Google Documents.