Si les réunions vidéo sont devenues la norme pour de nombreux employés de bureau au cours des deux dernières années, elles sont aussi rapidement devenues une source d’ennui (voire d’angoisse), certaines personnes se sentant exclues, ignorées ou ayant l’impression de perdre un temps précieux dans de longues réunions qui ne servent à rien. Les réunions vidéo devant rester une caractéristique du travail hybride, Microsoft a décidé de découvrir comment rendre les réunions en ligne plus inclusives et plus efficaces grâce à une enquête récemment menée auprès de ses propres employés et d’un groupe restreint de clients Teams.
Selon cette étude, la première menée « à grande échelle » à la connaissance de Microsoft, il existerait bien un modèle permettant de prédire quelles réunions seraient efficaces et pourquoi. La présence d’un ordre du jour lors d’une réunion, l’obligation de participation active, l’activation de la webcam, la réduction de la durée des réunions et le partage de documents préalables à la réunion seraient tous des facteurs importants d’inclusion et d’efficacité.
Certaines conclusions de Microsoft semblent en outre évidentes. Ainsi, l’étude de Microsoft indique que « les réunions dont le niveau de participation est plus élevé sont jugées plus inclusives ». En d’autres termes, les personnes qui s’expriment le plus lors d’une réunion se sentent davantage intégrées que celles qui se contentent d’écouter. Comme l’explique le géant américain : « Les participants qui ont parlé souvent pendant la réunion ont donné une note d’inclusion de 98 %, les participants qui ont parlé quelques fois ont donné une note d’inclusion de 89 %, les participants qui ont parlé une seule fois ont donné une note d’inclusion de 67 %, et les participants qui ont seulement écouté ont donné une note d’inclusion de 36 %. »
Halte à la réunionite !
Une autre conclusion (peu surprenante elle aussi) de l’étude menée par la firme de Redmond révèle que « les participants estimant leur présence nécessaire à la réunion se sentent plus inclus ». Microsoft relève en outre que les réunions de plus petite taille sont jugées plus inclusives par les participants. « Il s’agit d’une tendance à la baisse où les réunions de deux personnes sont jugées inclusives par tous les participants, alors que les réunions de plus de 10 personnes ne sont jugées inclusives qu’à 60 % », note Microsoft.
La durée d’une réunion influe également sur le sentiment d’inclusion. Les réunions de 30 minutes ou moins ont eu l’impact le plus positif sur l’inclusivité. Microsoft a trouvé quelques signes positifs pour les scénarios de travail hybrides et l’utilisation de la vidéo. Les scénarios de réunion qui ont le plus de chances de bénéficier de l’utilisation de la vidéo sont les petites réunions de moins de huit participants, où certaines personnes se trouvent dans une salle de réunion et où les autres participent à distance.
Selon Microsoft, l’avantage mesuré provient principalement du fait que les participants dans la salle de réunion pouvaient voir les visages des participants à distance dans une vidéo. Citant d’autres recherches, Microsoft note que les réunions plus importantes peuvent être plus sujettes à la « fatigue zoom » en raison du « regard prolongé, un effet qui est amplifié lorsque les utilisateurs doivent fixer de nombreuses cases de visages d’un pouce sur leurs écrans ».
Source : ZDNet.com