Les vacances, ou l’occasion de se reposer et de faire le plein d’énergie. Sauf que quand vous êtes en vacances, votre boîte de réception, elle, est toujours là. Et vous continuez à recevoir des e-mails tous les jours. Si vous n’êtes pas disponible pour répondre, ces e-mails s’accumuleront. Ce n’est pas forcément grave, vous pourrez vous en occuper plus tard, par exemple à votre retour de vacances.
Mais qu’en est-il de ceux qui vous ont envoyé un message ? Ils ne savent pas forcément que vous êtes en vacances, et le temps qui s’écoule entre l’envoi du message et votre réponse peut être source d’inquiétude. Surtout si le contenu du message est urgent !
Mais ne vous inquiétez pas, il existe un moyen de vous aider. Les réponses automatiques existent depuis très longtemps. Il s’agit d’une solution que vous configurez pour qu’un e-mail informe votre expéditeur que vous n’êtes pas disponible. Presque tous les services de messagerie électronique proposent cette option, et Gmail ne fait pas exception.
Comment configurer vos réponses automatiques dans Gmail ?
La seule chose dont vous avez besoin est un compte Gmail. Il peut s’agir d’une version gratuite ou payante de Google Workspace.
1. Connectez-vous à votre compte Gmail
La première chose à faire est d’ouvrir un navigateur web, puis de vous connecter à votre compte Google. Une fois connecté, allez sur gmail.com.
2. Ouvrez les paramètres de Gmail
Dans la fenêtre Paramètres, cliquez sur Voir tous les paramètres.
Image : Jack Wallen.
3. Localisez les réponses automatiques
Dans Gmail, la section Réponses automatiques se trouve en bas de l’onglet Général.
Image : Jack Wallen.
4. Configurez vos paramètres de réponses automatiques
La première chose à faire est de cocher la case Réponse automatique activée. Ensuite, indiquez le début et la fin de vos vacances. Une fois que vous vous êtes occupé de ça, ajoutez un objet du type « Absent du bureau du 15/11 au 24/11 ».
Ensuite, composez l’e-mail qui sera envoyé aux expéditeurs. Dans cet e-mail, vous pouvez ajouter des informations qui guideront le destinataire vers un collaborateur ou une collaboratrice en cas de besoin. L’important est de donner toutes les informations dont vos interlocuteurs pourraient avoir besoin.
Vous pouvez également formater le corps du courriel et même inclure des liens vers des ressources que le ou la destinataire pourrait trouver utiles.
5. Enregistrez les modifications
Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer les modifications et le tour est joué. Le premier jour de vos vacances, les réponses automatiques seront envoyées. Dès que vous reviendrez, les réponses automatiques cesseront.
Source : ZDNet.com