Ce qui fonctionne, c’est une petite réinitialisation hebdomadaire que vous pouvez répéter sans y penser. Elle permet de garder les fils de discussion importants visibles, réduit le stress et vous évite de manquer des e-mails qui nécessitent une action.
Choisissez un jour et une heure, puis considérez cela comme n’importe quelle autre routine que vous suivez. Le dimanche soir convient à de nombreux emplois du temps, et le milieu de la semaine peut être une bonne alternative. Faites en sorte que la session soit courte et visez la régularité, car les habitudes l’emportent ici sur la motivation.
Créez deux paniers qui retiennent presque tout
Créez seulement deux étiquettes ou dossiers, « Action » et « Conserver ». Action est destiné à tout ce qui nécessite une réponse, un fichier, une décision ou un suivi. Conserver est destiné aux confirmations, reçus et fils de discussion de référence dont vous pourriez avoir besoin plus tard. Évitez les systèmes compliqués, ils ont tendance à s’effondrer lorsque vous êtes très occupé.
Définissez maintenant une règle de lecture. Si vous ne pouvez pas traiter l’e-mail en une minute, déplacez-le vers Action et laissez-le non lu. S’il peut vous être utile plus tard, déplacez-le vers Conserver et archivez-le. S’il s’agit d’un message indésirable, désabonnez-vous ou supprimez-le.
Cela facilite également les petites tâches administratives que vous souhaitez effectuer rapidement, comme lorsque vous voulez acheter PCS en ligne pour une option prépayée sur des sites français. Revenez ensuite à votre boîte de réception sans perdre votre concentration.
Le nettoyage rapide de dix minutes qui permet de garder le contrôle
Effectuez la réinitialisation de la même manière à chaque fois. Commencez par rechercher « se désabonner » et supprimez toutes les listes que vous n’ouvrez jamais. Ensuite, recherchez votre nom, vos clients clés ou vos noms de famille, et marquez d’une étoile tous les fils de discussion qui pourraient bientôt devenir importants. Ensuite, parcourez uniquement les 30 premiers e-mails et triez-les en deux catégories pour la semaine.
Bouclez la boucle, puis laissez votre boîte de réception tranquille
Terminez en ouvrant Action et en sélectionnant quatre messages que vous traiterez cette semaine, et non une longue liste qui ne sera jamais traitée. Ajoutez ces quatre messages à votre calendrier en tant que petites tâches, puis archivez les autres. L’objectif est de dégager la voie pour les nouveaux messages, et non de créer des archives parfaites.
Pour que le système reste stable, désactivez les notifications non humaines, supprimez les newsletters de votre vue principale et faites confiance aux deux paniers. Lorsque vous avez besoin d’effectuer une tâche administrative rapide en dehors de votre messagerie électronique, limitez-la à un seul onglet, traitez-la, puis fermez-le et revenez au reste.
Si cette tâche comprend un achat prépayé, vous pouvez par exemple acheter des PCS en ligne, puis revenir ensuite directement à votre boîte de réception sans perdre votre concentration. De cette façon, votre routine reste stable. A noter que les marchés numériques tels que Refilled, qui proposent des offres sur tout ce qui touche au numérique, restent une option pratique lorsque vous avez besoin de codes numériques ou de cartes-cadeaux.