Certains pourraient penser que l’utilisation du fax est aujourd’hui obsolète. En réalité, elle n’a pas disparu, mais a simplement évolué pour s’adapter aux exigences de transformation digitale des entreprises.
Le fax apporte en effet une vraie valeur ajoutée en offrant des options d’automatisation, facilitant ainsi la numérisation de flux de travail auparavant analogiques.
Pourtant, pour exploiter pleinement les avantages offerts par ce canal bien établi, les entreprises doivent utiliser des services de fax en cloud et des API de fax modernes. Focus.
Les usages du fax aujourd’hui
Si l’utilisation du fax a connu son plein essor dans les années 60, il est encore plébiscité aujourd’hui pour de nombreux usages propres aux services administratifs et aux entreprises du secteur de la santé, de l’immobilier ou encore de la finance. Il peut être utilisé, par exemple, pour transmettre des rapports de laboratoire vitaux directement lors d’une intervention, des centaines de milliers de bons de livraison aux fleuristes pour la fête des Mères ou encore la numérisation et l’automatisation des devis ou des contrats. D’un point de vue juridique, il fait notamment office de consentement de preuve commerciale, ce qui en fait un canal de communication privilégié pour les envois de documents importants, en toute sécurité et fiabilité. Il est donc généralement adopté dans les processus de souscription ou de résiliation de contrat, d’envoi de commandes, à grande échelle et dans le monde entier.
Mais les serveurs de fax traditionnels ont fait leur temps, en raison des nombreuses problématiques qu’ils rencontrent. Contrats de service onéreux, assistance du fabricant résiliée ou suspendue, pannes de serveur ou encore problèmes d’excédents et d’insuffisances de capacité sont autant de raisons qui ont motivé les entreprises à trouver une alternative capable de s’adapter aux nouveaux enjeux de la transformation numérique.
Le fax en mode cloud propose une gamme de services différents pour l’envoi et la réception de fax, ainsi que l’intégration de documents faxés dans des processus plus en aval. Tous les documents sont automatiquement disponibles en format numérisé. Ils peuvent être reçus dans le client de messagerie (via PDF), le système de gestion de documents, ou encore dans le système CRM, ECM ou ERP. Sous forme de fichier ou de données structurées pour un traitement automatisé. De la manière qui convient le mieux aux processus de l’entreprise. Contrairement aux solutions de fax exécutées sur site (c’est-à-dire les serveurs de fax), l’entreprise n’a pas à mettre à disposition elle-même l’infrastructure de fax, par exemple le matériel, les logiciels ou les câbles. Toutes les étapes du processus sont exécutées dans le cloud mis à disposition par le fournisseur.
De nouvelles opportunités avec les services de fax en cloud
Si le courrier électronique est déjà couramment utilisé en tant que service en cloud, c’est moins souvent le cas du fax, alors que ce moyen de communication peut apporter des avantages considérables aux entreprises.
Pour répondre aux exigences de flexibilité et de performance grandissantes des entreprises, les services de fax en cloud offrent une infrastructure hautement optimisée avec des fonctionnalités d’envois et de réception très évolutives. En effet, les entreprises ont toujours la possibilité d’adapter leurs flux de travail, leurs processus et leur collaboration. Elles décident elles-mêmes du canal qu’elles souhaitent utiliser pour s’adresser à leurs clients ou fournisseurs, sans avoir à perdre un temps précieux à utiliser différents appareils et plateformes. De plus, leurs services de niveau entreprise sont connectés à plusieurs opérateurs de niveau 1 et fournisseurs locaux pour assurer la redondance et une plus grande fiabilité.
Cela permet aux entreprises de réduire ou d’éliminer complètement les dépenses liées au matériel de téléphonie et de télécopie, aux serveurs de télécopie, aux licences logicielles, aux mises à niveau logicielles, et de réduire les efforts de mise en conformité, d’administration et de maintenance. Les services de fax en cloud offrent également des modèles de facturation transparents, basés sur l’utilisation, où seuls les prix par lot ou par page sont facturés. Les coûts d’investissement et de processus peuvent donc baisser de plus de 70 % par rapport aux infrastructures fax traditionnelles.
Englober toutes les technologies, y compris le fax, pour une cloudification réussie
Si l’entreprise souhaite consolider ses centres de données ou relocaliser du matériel et des applications, il serait alors très judicieux de transférer la communication par fax dans le cloud pour garantir un processus de migration rapide et simple de la cloudification. La communication par fax ne passe pas par l’infrastructure VoIP du fournisseur de télécommunications, mais directement par le centre de données du fournisseur spécialisé. Les services de fax en cloud permettent une communication ininterrompue, même dans les environnements tout-IP.
De plus, les services modernes de fax en cloud peuvent être intégrés dans les applications à l’aide d’interfaces standard, de services web et d’interfaces programmables. La grande variété d’API proposées facilite rapidement et facilement l’intégration directe entre le fax en cloud et les applications d’entreprise telles que SAP Cloud, Microsoft 365, Google Workspace ou Salesforce.
D’un point de vue sécurité, les interfaces sont certifiées et conformes aux dispositions légales, en accord avec les directives européennes de protection des données et spécifiques à chaque secteur. Ainsi, les services en cloud peuvent réagir immédiatement aux nouvelles menaces grâce à des mises à jour permanentes et garantir le chiffrement du contenu sensible de l’entreprise. Des solutions de services sur-mesure peuvent d’ailleurs être mises en place, comme l’intégration d’une assistance mondiale, la signature numérique ou encore l’archivage des messages entrants. Le fournisseur peut ainsi accompagner le client, en répondant aux besoins spécifiques de l’entreprise au cas par cas.
Bien qu’on ait pu le croire un temps, le fax est en réalité loin d’être mort. Si l’avènement d’internet et la transformation numérique des entreprises ont quelque peu bousculé le fax au format papier, ce dernier a su s’adapter à son temps. La télécopie fait partie intégrante de nombreux processus commerciaux et constitue le moyen de communication privilégié lorsqu’il s’agit d’échanger des données sensibles d’une manière universelle, sécurisée et vérifiable. Grâce aux services professionnels de fax en cloud au niveau de l’entreprise, les avantages éprouvés de la communication par fax peuvent être transposés dans des environnements numériques avec des niveaux élevés de fiabilité et de sécurité.