Un lecteur nous a posé la question suivante : « Je possède deux comptes de messagerie, un Outlook (Microsoft) et l’autre Gmail. Après avoir archivé mes e-mails et supprimé les messages sans importance, je voudrais télécharger le reste dans des dossiers par année sur mon ordinateur portable ou sur un disque dur externe. Quelle est la meilleure façon de procéder ? »
En règle générale, chez ZDNet, quand on nous demande comment faire quelque chose, nous cherchons la solution la plus simple pour vous guider. Mais cette fois-ci, nous procéderons différemment en répondant : « S’il vous plaît, ne faites pas ça. »
Utilisez les archives de votre messagerie
Télécharger vos e-mails pour en faire des copies locales n’est vraiment pas nécessaire. Nous vous conseillons plutôt d’utiliser le dossier Archives de votre service de messagerie, où vous pourrez consulter et rechercher vos messages à tout moment.
Et si vous avez besoin de vous souvenir d’un courriel archivé en particulier, vous pourrez toujours le copier, l’imprimer, y répondre ou le transférer si nécessaire.
Vraiment, vous n’avez pas besoin de copies locales de ces messages enregistrées sur votre PC.
Pour les rares messages vraiment importants qui méritent leur propre copie, comme la confirmation d’une réservation d’hôtel ou une facture numérique dont vous pourriez avoir besoin à l’avenir, utilisez la fonction « Imprimer » pour enregistrer un message sous forme de fichier PDF.
Stockage gratuit et payant
Pour rappel, votre compte Outlook.com stocke gratuitement jusqu’à 15 Go de courrier. Si vous avez un compte professionnel payant Microsoft 365, il comprend 50 Go de stockage. Votre compte Gmail gratuit dispose également de 15 Go de stockage. Attention, cette allocation inclut tout ce que vous avez stocké dans Google Photos et Google Drive en plus de vos e-mails.
Si vos archives deviennent vraiment gargantuesques, les coûts pour augmenter la capacité de stockage de votre boîte mail sont relativement faibles et en valent la peine.
Bien entendu, vous pouvez toujours synchroniser une copie de votre dossier d’archives avec un magasin local dans une application comme Outlook. Si vous craignez que Microsoft ou Google soit inaccessible au moment précis où vous avez besoin d’un ancien message électronique, vous pouvez utiliser cette option. Ainsi, vous devriez pouvoir faire tout ce que vous souhaitez, et ce sans besoin d’accumuler des archives locales de messages.
Source : ZDNet.com