Recréer l’ambiance d’une salle de réunion est essentiel.
D’après Frost & Sullivan, 66 % des décideurs informatiques dans le monde considérèrent l’essor du travail à distance comme un défi majeur. 98% pensent que les réunions futures incluront des participants à distance et 57% des salariés s’attendent à être présents au bureau 10 jours par mois a minima.
Pour relever le défi de l’hybride sur un marché des communications unifiées toujours plus dynamique, les entreprises françaises ont dû parer au plus pressé : diminuer le nombre de mètres carrés dans les bureaux, repenser l’environnement de travail collaboratif et créer à la va-vite des espaces technologiques pas toujours adaptés.
Sauf que poser un micro, une caméra et un haut parleur ne suffit pas. Il faut avant tout penser à l’acoustique de la salle et ne pas négliger l’intelligence de l’intégration. Sinon, à un moment donné, beaucoup d’utilisateurs fuiront les salles mal équipées faute de se sentir suffisamment à l’aise en réunion hybride. Et les DET, les directions informatiques et les départements audiovisuels seront les premiers à en faire les frais.
Depuis la pandémie, nous sommes tous devenus des stakhanovistes de la visioconférence avec la fatigue et les frustrations qui en résultent. 56 % des salariés signalaient déjà en 2021 une baisse du moral et de l’implication avec l’augmentation du travail à distance. Le retour au bureau n’a sans doute pas arrangé les choses. Les collaborateurs en présentiel peuvent avoir tendance à oublier leurs congénères contraints de travailler à la maison ou dans des tiers lieux.
Des workplaces qui se veulent inclusives ne peuvent donc plus se permettre de mettre de côté une partie de leurs salariés et ne voudraient pas se retrouver du jour au lendemain à les exclure de facto. Au final, c’est l’image même de l’entreprise qui risque à terme d’en pâtir. Pour garder la motivation des collaborateurs en visioconférence, il faut donc que lors d’une réunion ils puissent se sentir en immersion… même en étant à distance.<
Pour que le son devienne le meilleur allié de l’image, pensez multi-usages… et donc interopérabilité.
On ne peut plus concevoir une salle sans imaginer qu’elle soit connectée, c’est-à-dire équipée à la fois de captation audio, vidéo et de restitution. Objectif : monter d’un cran dans la qualité sonore pour le confort des utilisateurs qui ont besoin de sentir qu’ils font partie de la réunion.
Difficile, en effet, de dissocier le son de l’image lorsque l’on veut se sentir proche de l’autre. Or, le retour au bureau nécessite de prendre en compte un inconvénient majeur : le fait d’être à plusieurs dans une salle et que la plupart des caméras installées diffusent en plan large.
Pour le collaborateur à distance, comment identifier celles et ceux qui, en présentiel, vont prendre la parole, à moins de reconnaître précisément leurs voix ? Si le participant ne connaît pas les personnes présentes sur site, c’est là, bien sûr, que le tracking caméra sauve la mise… à condition de l’améliorer par une meilleure définition des zones captées, afin de pouvoir identifier le speaker facilement.
La clé de l’immersion réside avant tout dans la qualité audio du micro et de l’installation pour mieux avoir, en visioconférence, le sentiment d’être assis aux côtés de l’orateur. Et le défi est de taille en particulier dans les espaces qui ont été repensés post-pandémie dans un esprit industriel design. Agréables à l’œil, ces derniers sont aussi les plus complexes acoustiquement.
A cela s’ajoutent les contraintes de passage de flux vidéo et audio, des données gourmandes en débit comportant des algorithmes de compression complexes qui ne sont pas toujours pleinement mesurés… Il est devenu indispensable de travailler en équipe, en mobilisant à la fois les acteurs de l’immobilier, de l’AV/IT et les aménageurs d’espace, afin d’apporter les bons usages aux bons utilisateurs, à l’endroit où ils en ont besoin.
Un micro qui capte le son, des hauts parleurs qui le restituent, c’est un pré-requis. Mais pour une réunion hybride, c’est toute une multiplication d’usages qui doit être prise en compte et qui nécessite que les systèmes s’intègrent les uns avec les autres.
Libérer la prise de parole pour des réunions hybrides encore plus collaboratives.
L’audio est devenue une réalité terrain et l’interopérabilité un “must-have”. La certification aussi est un enjeu clé car elle garantit un investissement pérenne dans le temps. D’où l’importance de miser sur des solutions certifiées qui s’inscrivent dans un écosystème de partenariat avec des plateformes désireuses de faciliter le travail collaboratif comme Logitech, Creston, Microsoft, Zoom ou encore Barco.
Il ne s’agit pas d’être en mode conférence mais bien en mode collaboration, en s’assurant que chaque participant puisse interagir confortablement à chaque réunion, qu’il soit à l’autre bout de la table ou à l’autre bout du monde.
Les entreprises ne doivent pas nécessairement investir 300 000 euros dans une salle immersive mais davantage réfléchir en amont à bien dimensionner leur équipement en fonction des usages… et de l’acoustique de la salle.
Pour recréer une salle de réunion hybride qui réponde aux exigences de bien-être, de confort et de productivité des collaborateurs, en présentiel ou à distance, les technologies sont là et elles sont smart, oui, à condition d’investir au plus près de ses besoins et de travailler avec l’ensemble des parties prenantes, car c’est désormais toute l’organisation qui est impactée.