La transformation d’une organisation est toujours un défi. Que les leviers pour la mettre en œuvre soient humains, technologiques ou organisationnels, elle entraîne nécessairement une remise en question globale des pratiques et des habitudes, et doit permettre de mettre à jour de nouveaux processus plus fluides, plus sûrs et plus efficaces. Autant d’étapes complexes à mettre en œuvre au sein de la DSIN (Direction des Systèmes d’Information et du Numérique) de Voies Navigables de France (VNF), mais qui nécessitent une méthodologie et un savoir-faire bien particuliers.
En 2013 déjà, la nouvelle organisation de VNF pose les fondements de sa transformation numérique. Le gestionnaire du réseau fluvial français achève alors son changement de statut pour devenir un Établissement Public Administratif (EPA).
Un changement qui n’a rien d’anodin : derrière cette appellation se cache un nouveau cadre social, réglementaire et organisationnel, qui appelle une transformation en profondeur de l’organisation, tout en poursuivant le développement de ses trois principales missions dans une optique nationale. VNF doit en effet : accompagner l’essor de la logistique fluviale durable, développer le tourisme fluvial et fluvestre, et optimiser la gestion de l’eau – encore plus face aux aléas climatiques – sur le réseau qui lui est confié.
« La direction de VNF avait pleinement conscience de l’importance du chantier à mener, se souvient Estelle Gradzik, consultante stratégique chez Talan.
Pour VNF, la bascule a lieu en 2020. La Direction fait alors le choix d’un vaste projet de modernisation lequel s’inscrit dans le cadre du Contrat d’Objectifs et de Performance signé avec l’Etat dont le but est d’atteindre l’ambition que tous deux portent pour le fluvial d’ici la fin de la décennie. Il fixe des objectifs, un niveau de qualité de service attendu et des moyens pour y arriver.
En s’appuyant sur les possibilités offertes par les nouvelles technologies et le numérique VNF veut:
- accompagner de nouveaux modes de travail,
- faire naître de nouvelles façons de collaborer,
- proposer de nouvelles expériences et services à ses collaborateurs et usagers, tout en améliorant la sécurité des personnels et en réduisant la pénibilité des tâches. »
Un centre de services dédié
Le projet est considérable, ne serait-ce que par le périmètre et la complexité de l’établissement. VNF gère en effet 6 700 km de voies navigables, 40 000 hectares de domaine public et 4 000 ouvrages, et s’appuie sur 4 000 agents, puisque l’ancien EPIC rassemble aussi bien des salariés de droit privé que des personnels des services déconcentrés de l’État. « VNF était à la recherche d’un partenaire capable de les accompagner sur l’ensemble du cycle de vie de l’innovation, depuis l’idée, en passant par l’élaboration des produits et service, jusqu’à la maintenance en intégrant la communication de bout en bout.
Au regard du périmètre retenu, il fallait parvenir à industrialiser la transformation, et c’est là que Talan a fait la différence : à une compétence reconnue dans le domaine des transports, nous avons ajouté une intervention au plus près du terrain, en travaillant une approche inclusive et en favorisant l’adoption des nouveaux usages auprès des collaborateurs. »
VNF a fait le choix de retenir Talan comme partenaire pour la création d’un centre de services dédié à cette transformation et rattaché à la DSIN de l’établissement.
Une équipe pluridisciplinaire est mise à la disposition du client, qui peut ainsi profiter de compétences pointues et évolutives, puisque le dispositif permet d’activer les profils correspondant au mieux aux activités à couvrir. A la tête de ce centre, c’est Elisabel Cafede qui met en musique le volet opérationnel de l’accompagnement.
« L’une des priorités était de réussir à mobiliser les meilleurs spécialistes aux meilleurs moments, et ce même en plein Covid. Pour cela, nous avons pu faire appel aux différentes expertises du groupe : Pilotage, Assistance à Maîtrise d’Ouvrage, Conseil, Accompagnement au changement, Architecture, Digital, Collaboratif et nouvelles pratiques de travail/collaboration, IoT, Cloud, Intéropérabilité ,…, mais également à des ressources externes sur des expertises spécifiques. Au final, divers experts mobilisés régulièrement et une équipe “cœur” dédiée contribuent à la bonne marche du projet. »
Confiance et communication
Au fil du temps, et après une première phase essentielle d’analyse du besoin et de conception de la feuille de route, les équipes du centre de services travaillent en étroite collaboration avec les équipes de VNF afin de mener à bien les nombreux projets qui sont les leviers d’action d’une transformation qui s’opère. C’est avant tout une question humaine (pratique de l’intelligence collective, du bien travailler ensemble) si l’on veut avancer efficacement. Car moderniser cela veut aussi dire repenser les systèmes d’information, l’architecture, les infrastructures et la data, travailler l’organisation pour casser les silos et rapprocher les équipes, accompagner le management, développer l’expérience utilisateur (qu’il soit collaborateur ou client/usager) … Au final, des sujets passionnants qui font écho à la raison d’être de Talan : “ Une pratique humaniste de la technologie au service de l’humain”.
« La clé du succès, c’est la confiance réciproque, note Elisabel Cafede. Nous travaillons de façon itérative, avec le soutien des métiers, et sans négliger un aspect fondamental dans ce type d’activité : l’accompagnement au changement. Tout l’enjeu est d’agir au niveau central, en analysant en temps réel l’impact des déploiements, mais également au plus près des équipes terrain, à travers des ateliers et des actions de communication régulières et adaptées, organisées en collaboration avec la direction de la Communication. Pour donner sa pleine mesure, la transformation numérique doit profiter à tous ! »