Lorsque Julien Boyer a commencé sa carrière dans l’expertise construction, il n’aurait jamais imaginé combien les outils numériques baliseraient chaque moment de sa vie professionnelle. » Quand je suis rentrée dans un cabinet d’expert en tant que salarié, en 2010, nous utilisons essentiellement le logiciel de traitement de texte Word et les échanges via des messageries classiques « . Concrètement, Julien se rendait sur le terrain, pour constater par exemple des fissures ou des malfaçons. Il prenait alors des « notes papiers » et utilisait un dictaphone. Il rentrait ensuite au cabinet taper un rapport que les assistantes envoyaient par la poste.
Plus de temps et moins de papier
En 2014, la direction du cabinet choisit finalement de s’équiper d’un logiciel adapté. » Une petite révolution . En un seul clic, on pouvait avoir le contenu des dossiers classés en fonction de leur numéro, du nom des clients ou encore des lieux de sinistre « . Il pouvait aussi consulter son agenda avec une fonction pour relancer les rendez-vous. Sur le terrain, c’était aussi plus fluide. » On pouvait avoir accès à toutes les données du cabinet et envoyer par exemple nos notes écrites comme les fichiers audios des dictaphones aux secrétaires « . Il y a du coup gagné en efficacité puisque les rapports étaient directement envoyés au cabinet, sans qu’il ait besoin de s’y rendre physiquement. Et grâce au système de messagerie, fini les envois de rapports papier via le courrier, tout s’est alors fait sous forme électronique.
Constituer un dossier en temps réel
Alors quand Julien a ouvert son propre cabinet en 2018, la question ne s’est même pas posée. Il a repris le même logiciel. » De toute façon, l’éditeur a clairement choisi de se positionner sur notre métier qu’il connaît. Tous les besoins sont anticipés et les mises à jour sont régulières. Lorsque j’ai une question, un problème, j’ai toujours un interlocuteur compétent et disponible via une hotline. Alors pourquoi changer ? «
Avec son associé, l’expert a même choisi d’exploiter encore plus les possibilités du logiciel. Désormais, lors de constant, il se rend sur le terrain, prend des photos des sinistres et les envoie en temps réel au cabinet, accompagné toujours de notes et de fichiers audios enregistrés toujours sur son dictaphone. Et lorsqu’il y a des plans à enregistrer pour situer un sinistre dans une maison, là, il sort sa tablette. » Je les prends en photos et je rajoute au stylet tout un tas de notes qui sont directement envoyées à mon assistante ».
Sans négliger la sécurité
Pour ce qui est des données, le cabinet de Julien a recours à des serveurs fournis par la même société qui édite le logiciel. Ils ont sur deux sites sécurisés en France. Fini donc les armoires remplies de dossier ! « Un gain de place phénoménal tout comme un accès beaucoup plus rapide aux archives. Depuis l’ouverture du cabinet, Julien n’a pas ouvert un seul classeur ou une seule chemise, alors qu’il rentre chaque mois une vingtaine de dossiers. Tout est sur le cloud !
Mais attention, pas question de faire une confiance aveugle au prestataire. Déjà les données stockées sont cryptées et chaque soir, un des collaborateurs fait une sauvegarde et l’emporte à son domicile. On n’est jamais trop prudent !
Le télétravail facilité
Alors certes les services du prestataire coûtent une certaine somme au cabinet chaque mois, mais pour rien au monde Julien ne s’en passerait aujourd’hui. Et puis avec ces outils, tous les membres du cabinet pratiquent plus ou moins de télétravail. Julien, lui évite des heures d’embouteillages et peut du coup plus régulièrement aller chercher ses filles à la sortie de l’école.