Ce hack vous permettra de conserver tous vos anciens messages tout en donnant une nouvelle vie à votre compte Gmail.
Lorsque mon compte Gmail a commencé à afficher la redoutable notification « Le stockage du compte est plein », j’ai su que je devais me débarrasser de quelques anciens messages. Je ne voulais pas avoir à trier des milliers d’e-mails non lus pour décider ce qu’il fallait garder et ce qu’il fallait supprimer.
J’étais prêt à abandonner et à payer pour un espace de stockage Gmail supplémentaire. Mais j’ai eu une meilleure idée. J’ai réalisé qu’il existait un moyen de récupérer 15 Go d’espace de stockage gratuit tout en conservant tous mes anciens messages. Et que cela ne me coûterait pas un centime.
Il me suffisait de créer un deuxième compte Gmail pour stocker tous mes messages actuels ! Le nombre de comptes Google gratuits n’est pas limité. Ce qui signifie que je pouvais en créer un comme compte d’archivage. Et y transférer tous mes anciens messages.
Le transfert de vos messages Gmail est également une excellente stratégie si vous disposez d’un compte Gmail scolaire ou professionnel auquel vous ne pourrez plus accéder en permanence. La plupart des entreprises désactivent votre compte dès que vous en partez. Si vous souhaitez consulter vos anciens messages et fichiers, vous devez les transférer sur un compte personnel avant d’en perdre l’accès.
La procédure de transfert de vos messages Gmail vers un nouveau compte n’est pas très longue. Mais elle dépend du nombre de messages que vous avez. Je vais vous expliquer la procédure simple de transfert de vos messages électroniques de votre ancien compte vers un nouveau compte (y compris l’étape importante qui consiste à tout sauvegarder au préalable).
Conseils et astuces pour l’utilisation de Gmail
Combien de données pouvez-vous stocker sur Gmail ?
Quinze gigaoctets de stockage gratuit, cela peut sembler beaucoup lorsque vous créez un compte Gmail. Mais cela se remplit rapidement. Pour commencer, les 15 Go ne sont pas uniquement utilisés pour le courrier électronique. Ils comprennent également les fichiers que vous avez enregistrés sur Google Drive et Google Photos.
Si vous envoyez ou recevez fréquemment des messages contenant des fichiers volumineux tels que des vidéos, ou si vous téléchargez beaucoup de photos et de vidéos sur Google Photos, vous ne tarderez pas à voir apparaître la notification « Stockage du compte plein ». Cela signifie que vous ne pourrez plus envoyer ou recevoir d’e-mails sur ce compte, et qu’il vous faudra donc agir au plus vite.
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La solution Google One
La solution la plus rapide consiste à passer à un compte Google One.
Même si vous choisissez l’offre la moins chère – 100 Go pour 20 € par an – vous finirez toujours par payer pour stocker d’anciens e-mails dont vous n’avez peut-être même plus besoin.
Supprimer vos anciens messages
Si vous ne souhaitez pas augmenter votre capacité de stockage, vous pouvez toujours supprimer vos anciens messages. Vous pouvez récupérer une quantité surprenante d’espace de stockage en mettant les fichiers volumineux à la poubelle. Gmail vous permet d’identifier et de supprimer facilement les fichiers en fonction de leur taille. Même si cette option peut sembler fastidieuse, vous n’avez peut-être pas envie de passer des heures à éplucher des courriers datant d’une dizaine d’années, en décidant quels souvenirs conserver et quels souvenirs supprimer à jamais.
Vous avez aussi toujours la possibilité de télécharger les fichiers volumineux sur votre bureau avant de les supprimer de votre compte Google. Mais à un moment donné, vous rencontrerez probablement le même problème avec vos fichiers locaux et devrez gérer l’espace de stockage de votre appareil.
Cela nous amène à notre « option nucléaire » : » Transférer tous vos courriers électroniques vers un nouveau compte Gmail.
Comment transférer vos messages Gmail vers un nouveau compte de messagerie
Avant de lancer le processus de transfert de Gmail, je vous recommande de sauvegarder vos messages électroniques. Pour ce faire, vous pouvez télécharger vos messages sur votre ordinateur ou sur un disque dur externe. Vous pouvez supprimer la sauvegarde après avoir transféré les messages vers votre nouveau compte si vous le souhaitez, mais il est toujours utile d’avoir une copie supplémentaire stockée localement.
Pour sauvegarder vos messages Gmail, rendez-vous sur Google Takeout. En utilisant mon compte Gmail de test qui contenait environ 75 000 messages, j’ai obtenu un téléchargement à partir de Google Takeout en 2 heures environ.
Comment transférer les messages
Une fois que vous avez sauvegardé une copie de vos messages électroniques, vous êtes prêt à les transférer. Voici les étapes à suivre :
- Commencez par vous connecter à votre compte Gmail d’origine, cliquez sur l’icône « engrenage » en haut à droite et cliquez sur Afficher tous les paramètres.
- Sélectionnez l’onglet Renvoi POP/IMAP, puis l’option Activer POP pour tout le courrier (POP signifie Post Office Protocol).
- Vous disposez de plusieurs options sous Quand les messages sont consultés avec POP. Pour supprimer automatiquement les e-mails de votre compte d’origine après le transfert, sélectionnez Supprimer la copie de Gmail.
- Sélectionnez Enregistrer les modifications.
Il est maintenant temps de créer votre nouveau compte et d’y transférer tous vos messages :
Si vous ne l’avez pas encore fait, créez votre tout nouveau compte Gmail sans boîte de réception — nous l’appellerons votre compte d’archivage.
- Connectez-vous à votre nouveau compte d’archivage, cliquez sur l’icône en forme d’engrenage en haut de la page et sélectionnez Voir tous les paramètres.
- Sélectionnez l’onglet Comptes et importation en haut, puis sélectionnez Ajouter un compte de messagerie à côté de Vérifier le courrier d’autres comptes.
- Dans la fenêtre contextuelle, saisissez le nom de votre compte Gmail d’origine. Sélectionnez Suivant.
- Sélectionnez Importer les e-mails de mon autre compte (POP3) et sélectionnez Suivant à nouveau.
- Saisissez le mot de passe de votre compte Gmail d’origine. Il peut également vous être demandé de créer un mot de passe pour l’application Google (voir note ci-dessous).
- Sélectionnez 995 sous Port.
- Cochez ces 3 cases : Toujours utiliser une connexion sécurisée (SSL) lors de la récupération du courrier, Étiqueter les messages entrants, Archiver les messages entrants (ignorer la boîte de réception).
- Sélectionnez Ajouter un compte.
Vous devrez probablement créer un mot de passe pour l’application Google afin de transférer les messages Gmail
J’ai testé ce processus de transfert de messages Gmail à deux reprises. Et, à chaque fois, le mot de passe standard des comptes Gmail n’a pas fonctionné. Après quelques recherches, j’ai constaté que je devais créer un « mot de passe d’application » temporaire pour synchroniser les comptes.
Les mots de passe d’application Google sont des codes à 16 chiffres créés pour des applications ou des appareils « moins sécurisés » afin d’accéder à votre compte Google. Ils fonctionnent exactement comme votre mot de passe Google.
Si votre mot de passe Google habituel ne fonctionne pas pour synchroniser les comptes Gmail, rendez-vous sur https://myaccount.google.com/apppasswords pour créer un mot de passe d’application. Il vous suffit de donner un nom au mot de passe (j’ai utilisé « Transfer Bulk Email »), puis de cliquer sur le bouton Créer. Une fenêtre contextuelle s’affiche avec votre nouveau mot de passe à 16 chiffres.
Une fois que vous avez créé le mot de passe de l’application, revenez à l’étape 6 des instructions ci-dessus et utilisez ce nouveau mot de passe à la place de votre mot de passe habituel.
Important : Google n’affichera qu’une seule fois le mot de passe de l’application. Une fois que vous l’avez créé, vous ne pouvez plus demander à le voir. Veillez donc à le noter ou à l’enregistrer une fois qu’il a été créé.
Le centre d’aide de Google mentionne que « les mots de passe d’application ne sont pas recommandés et sont inutiles dans la plupart des cas ». Par conséquent, une fois que vous avez transféré vos messages Gmail, je vous recommande de supprimer le mot de passe de votre application.
Que se passe-t-il après la synchronisation de mes comptes Gmail ?
Une fois que vous avez réussi à relier votre nouveau compte d’archivage Gmail à votre compte d’origine, le transfert de vos e-mails devrait commencer automatiquement. Le processus peut prendre plusieurs heures ou plusieurs jours, en fonction du nombre d’e-mails que vous possédez.
Dans mon compte test, qui contenait environ 75 000 messages. Il a fallu à Gmail environ deux jours complets pour transférer tous les messages du compte d’origine vers le nouveau compte d’archivage.
Important : Après le transfert de vos messages Gmail vers votre compte de messagerie archivé, votre compte Gmail d’origine placera tous ces messages dans le dossier Corbeille, que vous devrez vider manuellement. Vider ces 75 000 messages de la Corbeille m’a pris environ une heure.
Avant le transfert des messages Gmail, mon compte test utilisait un peu plus de 12 Go, soit 80 % des 15 Go gratuits de Google. Après le transfert, le compte n’utilisait plus que 0,66 Go, dont 0,06 Go provenant de Gmail.
Quels sont les messages Gmail qui ne seront pas transférés ?
J’ai constaté que Gmail transférait tous mes messages à l’exception de deux catégories : Brouillons et Spam.
Vous devrez décider manuellement de ce que vous voulez faire de vos brouillons. Les messages de spam sont automatiquement supprimés tous les 30 jours. Vous pouvez donc laisser Gmail s’en charger ou aller vous-même dans le dossier Spam après avoir transféré votre courrier et supprimer ou transférer ces messages.
Une fois que tous vos messages électroniques ont été importés sur votre nouveau compte, vous pouvez profiter de l’expérience de la boîte de réception zéro. Vous avez donné une nouvelle vie à votre compte d’origine.
À ce stade, il reste deux dernières étapes à franchir :
- Vous devez interrompre le processus de transfert automatique afin de pouvoir continuer à utiliser votre compte d’origine
- Vous devez supprimer le mot de passe de l’application si vous avez dû en créer un
- Connectez-vous à votre nouveau compte, allez dans vos Paramètres et sélectionnez Voir tous les paramètres.
- Sélectionnez l’onglet Comptes et importation, puis sélectionnez supprimer pour votre compte d’origine (sous Vérifier le courrier d’autres comptes).
- Lorsque vous êtes invité à confirmer la suppression du compte de messagerie, sélectionnez OK.
Si vous avez dû créer un mot de passe pour l’application Google et que vous souhaitez le supprimer maintenant, retournez sur https://myaccount.google.com/apppasswords et cliquez sur l’icône de la corbeille en regard du mot de passe que vous avez créé.
Félicitations, vous avez terminé.
Une dernière remarque importante : Google supprimera les comptes inactifs depuis plus de deux ans. Veillez donc à ne pas ignorer complètement vos anciens courriers électroniques après les avoir transférés. Si vous n’avez pas l’intention d’utiliser régulièrement votre compte d’archivage pour envoyer des courriers électroniques, vous pouvez toujours le garder actif en vous connectant au moins une fois tous les deux ans.