Bonjour, je m’appelle Anne Mignard et je vous invite à travers les podcasts de ZDNet à découvrir le monde de la transformation numérique chez les petites et très petites entreprises.
Aujourd’hui, direction Narbonne, dans le Sud de la France. Je suis allée à la rencontre de Malvina Chassagne, la créatrice et patronne de l’entreprise Temps de rêve, une entreprise de décoration de mariage.
Du CD envoyé par La Poste à WeTransfer
Lumières, tables, chaises, salle… et bien plus encore ! Voilà le cœur de métier de cette jeune femme depuis maintenant 17 ans. Et pour satisfaire au mieux le client, il faut des stocks, de montagnes de bougies, chandeliers, des mètres et des mètres de tissu, sans parler de tout le matériel de bricolage pour parer l’ensemble des cérémonies.
Côté administratif par contre, l’entreprise ne compte que quelques cartons d’archives papier. Malvina utilise un ordinateur et un téléphone portable, c’est tout… grâce au cloud. On la retrouve dans son petit bureau :
« Au début, je me souviens que c’était assez compliqué : pour communiquer les fichiers à l’imprimeur, on les enregistrait sur CD et on les envoyait par La Poste. Mais rapidement, on a utilisé un outil qui s’appelle WeTransfer. Cécile, la graphiste qui vit et travaille à Toulouse, préparait les fichiers, les mettait sur WeTransfer. Je récupérais ensuite le WeTransfer, je vérifiais les fichiers, je les retéléchargeais et je les envoyais à l’imprimeur. Pour les photos des prestations, on mettait aussi tout sur CD, par saison, etc. Mais parfois, on ne se souvenait plus où on avait mis les CD. Ce n’était pas très confortable. Avec Cécile, on communiquait toujours par messagerie. On a commencé par MSN Messenger – c’est vraiment vieux. Après, on a utilisé le Messenger de Facebook. Comme ça, on avait une trace écrite, et c’était plus facile que d’utiliser le papier. Mais un coup c’était l’e-mail, un coup c’était Messenger… on avait une perte d’informations qui était quand même importante. »
Collaboration et partage simplifiés
Surtout que l’activité de Malvina se concentre sur trois mois dans l’année. L’été, elle n’a pas une minute, et surtout pas pour se plonger dans les papiers et ranger ou stocker quoique ce soit. Il faut aller vite, ne rien oublier et être très organisée pour pouvoir fournir la prestation commandée et être payée en retour. Un vrai jeu d’équilibriste qui lui a été simplifié par l’arrivée du cloud de Google via un client.
« Au début, c’était un peu compliqué, car j’avais l’impression qu’il fallait être très aguerrie. Mais finalement c’est assez intuitif. C’est devenu un outil génial, et maintenant tous nos documents sont créés et partagés via le Drive de Gmail. Avec Cécile, on n’utilise que ça. Et même avec les clients ! Je les encourage à utiliser ce support, notamment pour les listes des invités, pour les plans de table, qui changent jusqu’au dernier moment. Comme ça, pas de risque de se tromper de version. C’est modifié instantanément. Et au moment où on dit « aujourd’hui on arrête la liste », on sait que c’est la dernière version. »
« C’est très confortable, et c’est un gain de temps énorme parce que tout est enregistré, même sur une prestation. Il nous est arrivé qu’une bouteille d’eau se renverse sur notre feuille de travail avec le plan d’implantation des tables, la répartition des invités autour des tables et tout… Maintenant, on récupère le document sur le drive et on peut le partager instantanément. Avec le traiteur par exemple, s’il y a des allergies alimentaires. Enfin, ça permet une énorme réactivité avec l’entourage, même avec des gens avec qui on n’a pas l’habitude de travailler. On récupère l’adresse Gmail et tout le monde partage les documents. On a tous nos téléphones portables sur les prestations, donc c’est vraiment profitable. »
Sauvegarde des données
Et l’interactivité avec les clients via le cloud favorise pour Malvina la créativité pour ce qu’on appelle dans le jargon des wedding designer « le livret de projets de mariage ».
« Ce document est alimenté par les bases d’images, notamment Pinterest. C’est très confortable, parce qu’ils peuvent l’alimenter progressivement. Je récupère ensuite les données et ça fluidifie le fonctionnement. Ce document est commenté via le drive et quand les idées sont validées, on passe au devis. Là, j’utilise un outil en ligne pour faire les devis et les factures. »
« Je peux travailler depuis n’importe quel ordinateur. Et si mon ordinateur tombe en panne, je ne perds pas mes données. En fait, je casse souvent mon matériel informatique. Avant je perdais mes données, il fallait aller chez le technicien faire une récupération du disque dur. On était alors privé de l’ordinateur et on ne pouvait pas travailler pendant 15 jours. Alors que maintenant, si mon ordinateur dysfonctionne, j’en prends un autre. Je trouve que c’est un gain de temps. »
Des limites du cloud
Mais le cloud a ses limites, car si les données sont conservées, il peut parfois être difficile d’y avoir accès.
« Ca m’est arrivé récemment. Après avoir cassé mon téléphone, je n’ai pas pu réactiver le Drive de Gmail parce que j’ai tout doublement sécurisé : tout passe par des codes qui sont validés via le téléphone. Il ne faut pas que tout tombe en panne en même temps en fait, sinon c’est panique à bord ! »
« Mais bon, on m’a juste changé mon téléphone et j’ai pu récupérer les données. Malgré tout, je fais quand même des sauvegardes régulières sur des disques durs externes en cas de piratage, pour qu’on ne perde pas toutes nos données, ce qui serait quand même assez problématique. »