Combien de fois vous arrive-t-il de travailler tôt le matin, tard le soir ou même le week-end ? Qu’il s’agisse de répondre à des courriels, de vérifier des documents, ou d’assister à des réunions, la journée de travail donne souvent l’impression de ne jamais finir. C’est particulièrement vrai à l’ère des travailleurs à distance et des travailleurs hybrides. Mais voilà que Microsoft objective cette situation et propose quelques solutions.
Dans un nouveau rapport intitulé « Breaking down the infinite workday« , Microsoft décrit comment et pourquoi la journée de travail sans fin affecte de nombreux professionnels. Publié mardi, ce rapport fait suite au récent « 2025 Work Trend Index Annual Report » de l’entreprise. Dans ce rapport, Microsoft explorait le concept d’une entreprise frontière dans laquelle le travail est géré par des équipes hybrides composées d’agents d’intelligence artificielle et d’êtres humains.
Dans ce nouveau rapport, l’entreprise analyse comment et quand les gens utilisent différents produits Microsoft 365, tels qu’Outlook, Teams et Office. L’objectif était de cartographier le temps et la durée d’une journée de travail typique.
La journée de travail sans fin
La journée de travail commence souvent à 6 heures du matin. 40 % des personnes examinent leurs courriels afin de hiérarchiser les tâches de la journée à venir. Le professionnel moyen reçoit environ 117 courriels par jour, la plupart d’entre eux étant parcourus en moins de 60 secondes. (Gardez cela à l’esprit la prochaine fois que vous enverrez un courriel à quelqu’un.) Bien que les courriels individuels aient diminué de 5 % au cours de l’année écoulée, les courriels de masse adressés à 20 destinataires ou plus ont augmenté de 7 %.
Dès 8 heures du matin, Microsoft Teams remplace le courrier électronique comme principale méthode de communication. Ici, le professionnel moyen reçoit environ 154 messages Teams par jour. Dans le monde entier, ce chiffre représente une augmentation moyenne de 6 % au cours de l’année écoulée.
Après avoir traité les premiers courriels et messages, il est temps de se concentrer sur le travail de fond. Ahh, pas si vite. Voici les réunions arrivent.
Après les courriels et les messages, les réunions
D’après l’analyse de Microsoft, la moitié des réunions ont lieu entre 9 et 11 heures et entre 13 et 15 heures. Mais des recherches antérieures ont montré que votre productivité atteint son maximum exactement à ces heures-là. Plutôt que de passer ce temps en réunion, vous devriez être à votre bureau et vous concentrer sur des tâches plus exigeantes ou plus difficiles qui requièrent toute votre concentration.
De plus, les réunions elles-mêmes sont devenues plus pénibles. Selon le rapport, 57 % d’entre elles sont programmées à la volée, sans invitation du calendrier. Les grandes réunions avec 65 participants ou plus sont le type de réunion qui connaît la croissance la plus rapide. Près d’un tiers d’entre elles impliquent des personnes réparties sur plusieurs fuseaux horaires.
Après une pause déjeuner, de nombreux employés se tournent vers des applications de productivité telles que Word, Excel et PowerPoint. C’est à ce moment-là qu’ils se concentrent enfin sur des tâches telles que la rédaction, l’analyse de données et la préparation de présentations. Mais même là, le temps est fragmenté, selon Microsoft. En moyenne, un travailleur est interrompu toutes les… deux minutes par un courriel, une notification ou une réunion ad hoc.
Les réunions qui se déroulent après 20 heures ont augmenté de 16 %
Bon, il est maintenant 17 heures. C’est l’heure de partir, n’est-ce pas ? Non, pas du tout. Les données montrent que la journée de travail se poursuit. Par exemple, les réunions qui se déroulent après 20 heures ont augmenté de 16 % au cours de l’année écoulée. Cela s’explique en grande partie par le fait que les équipes internationales et flexibles tentent de répondre aux besoins des personnes du monde entier.
En outre, l’employé moyen reçoit plus de 50 messages après les heures normales de travail. À 22 heures, 29 % des professionnels retournent à leur boîte de réception pour vérifier leurs derniers courriels.
Ah, mais c’est le week-end. C’est le moment de se détendre et de ne pas penser au travail. Détrompez-vous. Près de 20 % des salariés consultent leurs courriels avant midi le samedi et le dimanche. Quelque 5 % y retournent le dimanche soir après 18 heures pour se préparer à une nouvelle semaine de travail.
La journée de travail infinie est une folie
Même dans une société et une culture où l’on est accro au travail, la journée de travail infinie est une folie. Non seulement elle absorbe du temps de travail qui devrait être utilisé de manière plus productive, mais elle donne aux travailleurs un sentiment de fatigue et d’épuisement.
Et cela nuit non seulement à eux-mêmes, mais aussi à leurs employeurs.
Quelle est la solution ? Microsoft a suggéré de s’appuyer davantage sur l’IA, et plus précisément sur les agents d’IA. Même si je pense que nous plaçons aujourd’hui trop d’espoirs dans l’IA, il vaut la peine d’examiner ce que l’entreprise a à dire.
Suivre la règle des 80/20
L’activité n’est pas synonyme de progrès. À quoi sert le travail s’il n’est qu’occupationnel et ne s’attaque pas aux bonnes tâches ou aux bons objectifs ?
Microsoft conseille d’adopter le principe de Pareto, selon lequel 20 % du travail doit produire 80 % des résultats.
Et comment cela implique-t-il l’IA ? Utilisez des agents d’intelligence artificielle pour gérer les tâches à faible valeur ajoutée, telles que les réunions d’état, les rapports de routine et les tâches administratives. Cela permet aux employés de se concentrer sur des tâches plus profondes qui requièrent une touche humaine. Pour ce faire, Microsoft a suggéré de regarder la keynote de leadership de la conférence de la communauté Microsoft 365 sur Building the Future Firm.
La refonte du tableau de bord
Au lieu d’utiliser un organigramme pour délimiter les rôles et les responsabilités, optez pour un organigramme de travail. L’organigramme de travail est davantage axé sur les résultats, les équipes étant organisées autour d’un objectif spécifique. Dans ce cas, vous pouvez utiliser l’IA pour combler certaines lacunes, libérant ainsi les employés pour un travail plus approfondi.
Microsoft cite l’exemple d’un lancement de produit. Dans ce cas, le contenu relève du marketing, les données de l’analyse, le budget des finances et les messages de la communication. Cela signifie qu’un changement tel qu’une augmentation de prix peut nécessiter plusieurs jours et réunions pour obtenir l’adhésion de toutes les parties concernées.
Au lieu de cela, Microsoft présente le cas de l’entreprise Supergood, une agence axée sur l’IA. Chez Supergood, les employés utilisent l’IA pour intégrer les bonnes données dans tous les services proposés, de la recherche sur les consommateurs à la stratégie de marque en passant par les idées créatives.
« L’IA ne vient pas plus finir pour votre travail que les scies circulaires ne sont venues finir le travail des charpentiers. L’idée que vous allez allumer des outils électriques, les laisser seuls dans une pièce et revenir avec des meubles entièrement finis ? C’est ridicule ». assure Mike Barrett, cofondateur de Supernatural. M. Barrett suggère plutôt que les professionnels considèrent l’IA comme « un outil électrique pour les personnes créatives ».
Utiliser les agents d’IA à bon escient
Enfin, Microsoft attire l’attention sur une nouvelle catégorie de professionnels, les « patrons-agents ». Ils gèrent la journée de travail infinie non pas en faisant plus d’heures, mais en travaillant plus intelligemment. Un exemple cité dans le rapport est celui d’Alex Farach, chercheur chez Microsoft. Au lieu de se laisser submerger par le travail manuel, Farach utilise un trio d’agents d’intelligence artificielle qui lui servent d’assistants.
L’un d’eux recueille les recherches quotidiennes. Le deuxième effectue des analyses statistiques. Enfin, le troisième rédige des mémoires pour relier toutes les données entre elles.
Bien entendu, il reste à apprendre à utiliser l’IA à bon escient. Et cela peut prendre du temps. « L’IA offre un moyen de sortir du bourbier, surtout si elle est associée à un nouveau rythme de travail », indique Microsoft dans son rapport. « Sinon, nous risquons d’utiliser l’IA pour accélérer un système défaillant ».